编者按：法律检索是法律人的“砍柴刀”，如何提高检索效率是每个法律人都会面临的问题。面对法律检索时，如何避免前期花费大量时间阅读不相关材料？如何避免中期反反复复浏览，同一份材料看了三遍，撰写报告时还要再看三遍？如何避免后期穷尽所有检索方式没有得到想要的答案，却不能自信答复“目前无相关内容”，不敢调换检索目标？
本文作者根据亲身实践经验，总结“法律检索的10条效率准则”，以供参考。
01.
选定合适主检索工具，避免门前徘徊
明确检索对象，根据检索对象选择合适的主检索工具，需要了解各检索工具的收录范围。
一般来说，检索对象通常包括法律文件、司法观点、裁判案例和其他四种类型，需要分别在对应的检索工具中检索，常用检索工具如下：
02.
妥当运用检索功能，避免低效检索
1.数据库的检索功能
不同数据库的检索功能存在一定差异，熟悉数据库的检索功能可提高检索结果的查准，尤其需要熟悉对高级检索功能的使用，有助于建立合理完善的检索逻辑，更有针对性的查找案例。
以威科先行为例，其高级检索功能可对搜索模式、搜索范围进行限制，例如若想检索的内容为“判处三年有期徒刑，缓刑”，则可选择在同句内搜索“三年有期徒刑”和“缓刑”，表达出检索内容，有效降低检索噪音，筛除对一个当事人判处有期徒刑，一个当事人判处缓刑的情况的判决书。
2、数据库的辅助功能
不同的数据库会开发不同的辅助功能，擅用数据库的辅助功能可提高检索及分析效率，常用的数据库辅助功能包括：
1）批量下载功能，可以批量导出待分析案例的excel清单，辅助后期的案例筛选、分析及检索报告撰写；
2）跨库检索功能，可以同时找到法律法规、相关研究文章等，通常可在试检过程使用，充分了解相关法律背景；
3）高亮功能，可以提高浏览速度快速判断案例相关性，确定检索方向是否正确；
4）标引功能，可以直接在数据库中对重点内容进行标注，及时备注、利于回溯等等。
在日常的数据库使用过程中可以多试用数据库的各种功能，同时关注数据库发布的更新说明或功能使用说明以便实现数据库的高效利用。
03.
建立“试检”意识，避免检索方向迷失
正式检索开始前需进行试检，充分了解待检索材料和检索对象。试检为案例检索中非常重要的一步，很多人会忽略试检的过程，接到一个案例检索的工作后，在未全面了解检索内容和检索对象的情况下直接以自己的初步判断确定检索方向和关键词，开始检索和筛选。此种方式会出现三种结果：
1）检索方向有错误，并基于此得出错误的检索、分析结果；
2）检索方向有偏差，在花费大量时间筛选和分析检索结果后才找到正确的检索方向，浪费大量时间和精力；
3）检索方向有遗漏，导致最终的结果不够全面。
1、试检的三个目的
1）充分了解待检索材料，有助于充分理解问题，识别问题要点、明确检索方向；
2）充分了解待检索对象，包括撰写体例和常用表达，有助于构建检索逻辑、确定检索关键词；
3）初步评估工作量，试检过程可以使我们对整个检索有一个初步的评估，我们能够据此初步评估工作量，利于工作安排。
2、试检的三种常用方法
1）直接通过百度、必应或搜狗微信等搜索引擎，知乎，博客，相关行业论坛，相关行业协会官网以及法律数据库等，检索是否有相关的评论文章、新闻报道、专业文章、科普文章等了解初步背景；
2）在目标数据库中限制最小的范围检索，可得到较少数量且相关性较高的检索结果，并充分阅读，分析其中的争议焦点、双方的可能提出的主张及抗辩以及引用的相关法条；
3）找到一家相关行业的领先企业，从其入手进行检索。通常来说，行业领先的企业涉诉的可能性最高，且若涉诉，其对于诉讼的准备也最为全面。从行业领先的企业入手进行检索一方面最能了解本领域的相关情况，一方面检索结果通常也最有借鉴意义。
04.
确定检索要素，进行层次化检索
检索要素，即构成检索对象的基本要素。在进行了充分的试检后，可以基于对待检索材料的全面了解，有层次的确定检索要素。确定检索要素时要“精”，即确定围绕核心案情、核心争议焦点、核心法律关系核心主体、行为、证据等来确定核心检索要素，避免检索方向偏差。
检索要素的划分根据不同的检索目的、检索要求可灵活确定，以最常见的案例检索为例，案例检索的检索要素主要可从以下三类进行分别确定：
1）基本信息要素，例如案例的裁判时间、地域、审理法院、法院级别、参照级别等。基本信息要素通常作为案例重要性筛选的依据；
2）裁判信息要素，即与裁判结果相关的内容，例如案由、引用法条、裁判结果等；
3）案情信息要素，即与案件事实相关的内容，根据不同的案情确定，包括行为、身份、原因、结果以及具体证据等。裁判信息要素与案情信息要素通常为案例相关性筛选的依据。
05.
构建合理第一轮检索逻辑，避免无脑扫荡
检索逻辑即如何将检索要素有逻辑的连接起来，确定合理的检索逻辑可以有效保证“查准”。通常有两种逻辑关系，即“和（AND）”和“或（OR）”。建立检索逻辑通常需结合使用数据库的高级检索功能。
举个例子，确定的检索要素包括：裁判信息要素“缓刑”、案情信息要素“自首”、基本信息要素“北京”。那么可确定的检索逻辑为：裁判结果中“缓刑”AND全文“自首”AND地域为“北京”。
另外，可通过百度高级检索网站进行检索（http://www.baidu.com/gaoji/advanced.html） 或直接通过高级语法进行检索：
建立检索逻辑的好处在于，可以清楚的明确检索的具体内容、检索范围，若后续需要对此进行补充检索，也可以准确确定补充检索方向，避免重复检索。
06.
确定合理关键词，避免遗漏关键结果
关键词为检索要素的表达，确定精准、准确、全面的关键词可以有效保证“查全”。
首先，确定关键词精准。要以具有独立完整意义的词语为最小单元，避免使用词组，同时还要去掉多余表达。若涉及词组时，可将词组进行拆分，例如，若以“紧急释放装置”作为关键词会遗漏表达方式为“A装置在紧急情况下释放……”等相关检索结果，可将其拆分为“紧急”和“释放”，另外“装置”可能较少直接出现在材料内容之中，因此关键词中可去掉“装置”。
其次，确定关键词要准确，即我们选择的关键词要与检索目标常用的语言表达一致。基本信息要素和裁判信息要素中可能涉及的关键词均为法言法语，可通过阅读相关法律法规或其他的相关文件来确定，保证准确性，例如，法规一般倾向用全称来表述某一个概念。比如更倾向于用“社会保险”，而不是“社保”来表述概念，因为简称可能还会指代其他，如“社会保障”；对于案情信息要素，可能涉及到多种常用表达，需基于试检过程中检索到的相关领域文章、材料或行业相关标准确定特定领域内的常用表达，保证关键词的准确和全面性。
最后，确定关键词要全面，即包括同一检索要素的多种可能表达，避免出现遗漏。例如，检索目标为“证券”，可以补充“债券”、“股票”、“基金”等。
07.
重视检索过程动态调整，避免僵化式检索
案例检索为动态检索过程，需动态调整检索式，例如补充或删除关键词、调整检索逻辑等。通常可通过快速浏览检索结果，确定检索结果的相关性。
检索结果浏览时，一般通过在检索结果界面快速浏览。可利用检索数据库的高亮功能或关键词出现频率标注功能提高浏览速度和准确度。例如，可在检索结果中补充筛选“本院认为”，根据数据库的关键词高亮功能，通常会直接显示判决书的本院认为部分；也有数据库可修改检索结果界面显示内容的范围，可将其修改为关注的部分，例如裁判结果部分，进行快速浏览。
08.
协调查准律/查全律，避免结果与需求偏离
通常而言在确定最终的分析范围前需要评估一下检索结果是否查准和查全。查准率和查全率通常成反比，越高的查准率可能带来越低的查全率，可根据项目要求进行协调。下面简单介绍两类常见影响查全率和查准率的因素及检验和补救方法。
1、影响查全率和查准率的两个因素
1）检索工具的影响。不同数据库的检索功能、更新频率和收录范围不同会造成检索结果的不同，导致漏检；
2）检索技术的影响，包括关键词扩展不全面、检索逻辑出现偏差等。
2、两种检验和补救方法
1）对于检索技术带来的漏检，如在试检过程中找到了一篇或几篇重要的相关裁判文书，可以在检索结果中确认是否包含上述文书，若包含可初步认可检索结果的查全率，若不包含则须分析漏检的原因并据此调整检索式，降低检索技术带来的影响；
2）对于检索工具带来的影响，可采用同样的检索逻辑通过另一法律数据库检索检索，确定检索结果是否有差异，若有差异及时补充，降低检索工具带来的影响。
09.
确立检索与分析分行意识，避免无效分析
很多律师会在检索的同时直接对检索结果进行分析，这样会带来两个问题：1）无法确定工作量，导致无法合理安排工作；2）无法及时记录检索和分析结果，一旦被打断则需要重新进行，造成无效检索和分析，浪费时间。
因此，最好可以首先进行检索，再确定最终的检索式及检索结果，即划定待分析的范围后对其进行分析，可准确评估工作量便于合理安排工作时间，同时有效记录已筛选或已分析案例的范围，避免出现无效筛选或无效分析的情况，另外，在对检索结果进行汇报或检索结论被质疑时，也可以做出充分的说明。
10.
做好检索过程记录，避免重复检索动作
1.检索记录的基本要求
很多人会忽视对检索过程的记录，尤其在反复调整检索式的情况下，不对检索式、检索关键词的调整进行记录，导致检索过程反反复复，不成体系。另外，也不利于检索结果的复用，在下一次遇到同类型或相似情况需进行案例检索时，仍需要将整个检索流程从头进行。
检索过程记录通常包含的内容包括：检索时间、检索数据库、检索逻辑、检索式、检索结果等。另外，检索过程记录还可以包含试检过程中找到的有价值的参考文章、相关的法律法规等。将检索过程中的发现及检索结果完整的记录，是在完成工作任务的同时提升自身能力的很好方法。
2、批量功能的运用
在通过检索确定明确的分析范围后，需要对案例的进行最后的筛选、分析得出结论。很多律师会采用直接在数据库查看判决书或下载判决书后，对其进行重点部分摘录、标记，并在另外的word文档中进行分析记录。但这种方式可能带来的问题在于：1）难以记录已筛选案例和未筛选案例，通常只能靠回忆或重新阅读；2）存在多个争议焦点时，难以进行有区分的多维度记录。
对此，可以利用数据库的批量导出功能，直接导出案例清单excel表，在表单中对筛选过的案例进行是否多维度的标记和备注，例如，相关性、涉及的争议焦点等。这样的好处在于：1）保证看过留痕，是否筛选过、是否相关一目了然；2）可以利用excel的筛选功能，直接在表单中对争议焦点或其他内容进行筛选和统计；3）利于保存分析记录，利于分析结论的复用。
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来源：青年律论
作者：徐瑛璐 上海市锦天城律师事务所
责编：邓珂玮
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