文/何林峰 西北政法大学2016级民商法硕士研究生

本文为作者向无讼阅读独家供稿，转载请联系无讼阅读小秘书（wusongyueduxms）

依据《企业职工档案管理工作规定》第二条规定，职工档案指劳动、组织、职工部门在招用、调配、考核和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务水平、工作表现以及工作变动等情况的文件资料，职工档案应由所在单位的劳动（组织人事）只能机构管理。因用人单位的原因造成职工档案丢失，影响职工不能按规定享受社会保障待遇的，由职工单位或主管部门解决和落实相关待遇。因此，职工档案不单纯是个人信息的历史记录，更是劳动者享受社会福利、行使法定权利的重要凭证。如果职工档案灭失，通常会给劳动者就业、工作调动，办理各种保险、办理退休手续等带来极大的不便。

一、职工档案灭失的主要情形

查阅相关案例后，大致归纳出劳动者职工档案灭失的情形主要有以下两种情形：

（一）企业改制，这种情况多发生在国有企业中。在国有企业变更为公司的过程中，由于前期没有良好的档案管理制度和设施，加之管理层人员频繁更换，对劳动者的职工档案的保存和交接工作没有重视对待，导致许多老员工在退休时发现职工档案已不知所踪，无法正常办理退休手续，享受社保。

（二）劳动者工作变动，是最常见的导致劳动者职工档案灭失的原因。现代社会劳动者选择机会增加、人才流动司空见惯，劳动者在变更工作单位的过程中，职工档案必然要完成交接工作。但是，依据《企业职工档案管理工作规定》第十八条的规定，职工档案个人是无法持有和携带的，在职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等情况下，通常是由“单位对单位”完成职工档案的交接工作，这种情况致使劳动者无法及时了解职工档案的转接工作信息。如果劳动者频繁变更工作单位，纸质档案在转接的过程中很可能丢失。

二、职工档案灭失纠纷的处理思路

（一）职工档案丢失纠纷是否属于劳动争议范畴

最高人民法院《关于人事档案被原单位丢失后当事人起诉原用人单位补办人事档案并赔偿损失是否受理的复函》（2006年6月13日，【2004】民立它字第47号），已明确答复：“保存档案的企事业单位，违反关于妥善保存档案的法律规定，丢失档案的，应当承担相应的民事责任。档案关系人起诉请求补办档案、赔偿损失的，人民法院应当作为民事案件受理。

虽然，该文件确定了该类纠纷应由民事法律调整，但是对该类案件是否属于劳动争议范畴却未作明确回答。

讨论该类案件是否属于劳动争议，实质上是解决该类问题适用何种法律、案由如何确以及是否需要经过劳动仲裁程序的问题。而解决该问题，需要了解劳动者在此类纠纷中的诉讼请求。通常情况下，劳动者在档案丢失后，会要求用人单位补办（齐）职工档案、赔偿损失。在实践中，法院对此类纠纷处是否属于劳动争议存在一定的争议。

1、职工档案丢失纠纷属于劳动案件

法院认定该类纠纷属于劳动争议多是因为用人单位负有对劳动者职工档案妥善管理的义务，同时认为用人单位要切实履行劳动合同的内容，对职工档案的妥善保管是劳动合同中用人单位应尽的服随义务。而且人事档案丢失的情况下，对劳动者造成的侵害主要涉及的是劳动权利方面，故应当作为劳动争议案件受理，适用《劳动法》与《劳动合同法》的相关规定。

2、职工档案丢失纠纷属于侵权案件

由于职工档案的记录信息具有很强的“人身性”，同时由于职工档案的功能和作用具有一定的财产属性，故有些法院适用《侵权责任法》处理该类纠纷，并对劳动者要求用人单位支付精神损害的诉请予以支持。如刘金与通河县交通运输据财产损害赔偿纠纷案【（2016）黑0381民初234号】张永新与中国农业银行黑龙江分行营业部、中国农业银行黑龙江省分行营业部五常支行劳动争议案【（2015）五民初字第1512号】，法院均以用人单位丢失劳动者职工档案，给劳动者的生活造成极大不便为由，支持了劳动者要求赔偿精神损害的诉讼请求。

另外，正是由于职工档案应当保证职工历史信息的真实性，法院会认为劳动者要求用人单位补办（齐）职工档案的请求不符合档案的真实性要求，对该请求予以驳回。法院可能在处理过程中更多地考虑了诉讼请求的执行问题，所以对该种请求作出了实质性审查。但是，我认为人民法院应当支持补办（齐）档案的诉求，至于补办档案内容是否真实、全面、准确，则属于用人单位以及档案管理部门的行政管理范畴，人民法院没有能力也没有必要作实质性审查。

（二）职工档案丢失纠纷中的举证责任如何分配

证据在案件中起着举足轻重的作用，在该类纠纷中最重要的就是举证责任的分配问题。因为人事档案的转递是在一个封闭的系统中进行的，个人不能携带和持有职工档案，用人单位丢失职工档案的时间、档案交接和管理工作的完成情况，个人不可能及时、全面的了解该类信息。因此，基于职工档案的这种特性，法院在举证责任的分配过程中应该特别注意责任分配的合理性和科学性。

对于用人单位丢失职工档案以及赔偿损失数额（有些法院会要求劳动者提供损失数额的计算方式）的基本事实，应当由劳动者提供证据予以证明。对有关档案丢失的具体事实，则不是劳动者的证明事项。用人单位之间常以未接受劳动者的职工档案为由，试图免除自己的民事责任。但是，法院多会以职工档案转接系单位内部程序为由，不予采纳用人单位的意见。

（三）时效问题

该类纠纷中，用人单位经常会以已过诉讼时效为由进行抗辩。出于保护劳动者权利的目的，法院在审查时效时，会十分谨慎地对案件事实中有利于劳动者的事实进行审查。如有些法院不以用人单位口头告知劳动者档案丢失的时间为准，而以用人单位书面告知劳动者人事档案确已丢失的时间为准。再如劳动者有不断地向用人单位主张权利（不局限于以仲裁或诉讼方式主张）的事实，则法院会认定时效中断。甚至，有法院对劳动者的诉讼请求分别进行时效判断，认为用人单位将劳动者档案丢失，劳动者的权利被侵害的事实处于持续状态，劳动者关于补办档案的请求不存在诉讼时效问题，而劳动者关于档案丢失赔偿损失的请求应使用民事法律诉讼时效规定的情形【万井成与中国华粮物流集团白城直属库劳动争议案（2017）吉08民终619号】。

人事档案丢失会给用人单位和劳动者都会带来风险，需要予以重视。一方面，劳动者应对自己档案的相关信息加以关注；另一方面，用人单位应当建立完善的人事档案管理制度和设施，对劳动者纸质档案和电子档案妥善管理。

编排/吴瑜

责编/孙亚超  微信号：elesun724