文/曹世杰  山东青大泽汇律师事务所

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公司治理合规应该怎么做，是近期一直萦绕笔者在脑海中的一个问题，后来终于在某一刻恍然大悟，公司日常中很重要的一个工作就是开会，把会开好就是合规，公司的日常会议包括股东（大）会、董事会、监事会及总经理办公会等会议。本文仅以董事会为例来谈一谈公司的会议到底应该怎么开，到底有哪些需要注意的问题。

《公司法》搭建了公司组织机构的基本框架，对董事会会议召集主持、议事规则和表决程序进行了原则性规定，将更大的空间留给了公司自治，而后通过的司法解释将更多的精力放在会议运行的程序性事项上来，《公司法司法解释四》新增会议决议不成立的类型，这既看得出司法裁判者对程序性事项的重视，也看得出公司会议召开不合规存在的风险。公司做出有效的决议是公司运行的基础条件，公司决议因无效、被撤销以及不成立都会导致公司运行受阻，阻碍公司商业目的实现，也会对公司外部第三人交易安全造成不利的损害。公司董事会运行包含两个方面：1、董事会的职权规定，此处涉及董事会与股东会、经营管理层权限的划分（另文讨论）；2、董事会议事规则及表决程序等程序性事项。

一、董事会组成

根据《公司法》的规定，有限公司的董事会由3-13人组成，股份有限公司的董事会由5-19人组成，股东人数较少或规模较小的公司可以设立一名执行董事。（本文只讨论董事会的情形，关于执行董事的问题一笔带过，或另文讨论）董事会的人数一般是单数，但在笔者负责审议的公司章程中也遇到过董事会人数为偶数的情况，这与公司实际控制人数有关，并且在实际中得到了工商行政部门的认可。

二、董事会权限

董事会的权限问题也是董事会运行中一个重要问题，笔者将另文讨论，此处不赘。

三、董事会的类型

《公司法》对有限公司董事会的类型没有做出明确的规定，这个地方可以参照股份公司董事会的相关内容在公司章程进行约定。股份公司董事会的类型包括年度董事会及临时董事会，年度董事会要求提前10天以前通知；临时董事会要求拥有十分之一表决权股东、三分之一以上董事、或者监事会提议，但对通知的期限留给公司章程自行约定。

在笔者查阅的部分上市公司的章程里，临时董事会规定提前2到3天通知的居多；提议召开的主体除了法律规定的十分之一表决权股东、三分之一以上董事、或者监事会外，有的公司章程中还将这一权力赋予董事长。<参见青岛中程（证券代码300208）公司章程第114条>最近登上热搜榜的新城控股，在其更换董事长的公告里，临时董事会是当天通知当天作出变更董事长的决议，笔者马上搜索了新城控股的公司章程，章程里确实规定了在情况紧急下临时董事会可以当天通知当天召开并且当天决议，这也充分说明了公司提前在章程中进行约定对公司紧急情况下处置相关问题至关重要。特别是在改选董事长或重新聘任经理并且其担任法定代表人的情况下。

参见新城控股（证券代码601155）公司章程

四、董事会通知方式、会议召开方式及表决作出方式

《公司法》也未对有限公司、股份公司通知方式和表决作出方式作出规定，通过查阅部分上市公司章程中通知方式主要为：口头通知、书面通知、邮件通知及电话通知；会议召开方式主要为：现场会议召开及非现场会议召开。

而表决方式又与会议召开的方式紧密相连，现场会议表决方式包括书面表决及举手表决，非现场会议多采用书面表决后传真或邮寄的方式。笔者认为，无论是现场方式还是非现场方式，都应该采取纸质表决票留档：现场会议请各位董事直接签字；非现场也应该请董事扫描发送或将签好后的文件邮寄公司。要求同时存档还应当包括董事会决议及会议记录。这些纸质材档案是其他方对董事会决议的效力提出挑战的有利证据。

五、董事出席及代理出席

有限公司未对董事出席及代理出席作出约定，在股份公司中规定应由本人出席，本人不能出席的可以委托其他董事代为出席，并表明授权权限。《公司法》的规定原则性较强，仍不能满足公司运行的要求，比如多少董事参与会议才能召开，多少董事通过决议才能生效，如果董事决议的事项与自身存在关联关系应该回避表决，并且不能委托他人代为表决，拥有表决权的董事比例低于多少需要将议案提交股东（大）会表决，对于这些问题，都需要在公司章程中予以明确。

六、董事会召集和主持

有限公司与股份公司董事会会议召集及主持规定基本一致：由董事长召集和主持，董事长不能履行职务或者不履行职务的，由副董事长召集和主持；副董事长不能履行职务或者不履行职务的，由半数以上董事共同推举一名董事召集和主持。是否设置副董事长由公司根据自身情况在章程中约定。

在新城控股公告中，王晓松（王振华之子）召集和主持董事会会议合法性公告中并未明确体现，根据公司章程公司并未设立副董事长，王晓松召集和主持这次董事会要么是自己决定，其他董事默认要么是其他董事推举，但从公告无法得出明确的结论，这也使会议的召集存在些许瑕疵。上市公司对会议召集及主持要求远高于一般有限公司跟股份公司，但公司治理合规从没有大小之分，作为公司法务、外部律师以及公司本身而言，做好自身合规是减少风险的基本要求。

参见新城控股（证券代码601155）关于公司董事长变更的公告

七、董事会会议记录

注意义务与忠实义务是董事对公司肩负的重要义务，在上市公司中，通过交易所及证监会的监督来董事履责，保护投资者的利益，在一般的有限公司及股份公司中缺少外部监督。将董事发表不同意见并记录于会议记录，是董事免于追责的重要依据。

结语：根据笔者的了解，大多数公司并未制定出符合自身情况的公司章程，更妄谈对董事会会议合规作全面的把控。董事会运行也仅是公司合规的一个方面，但对于保护董事自身，减少公司涉诉风险，保障与第三人的交易安全都有着重要的意义。

笔者建议：

1、公司应聘请专门的公司律师对公司章程中公司会议制度作出全面梳理，结合公司实际填补法律留白。

2、加强对公司股东、董事、高管及监事会人员的培训，依法合规履职。确保董事会成员、监事会成员及管理层要熟悉董事会的人员组成、董事会的权限、董事会会议的通知方式、召集及主持等内容。

3、必要时可以参照上市公司董事会秘书的设置，设置专门人员，负责发出通知，准备会议议案、保存会议记录等，或者聘请律师对会议合规性进行把关。

编辑/daicy