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本文所述的律师受托参与董事会会议指的是律师接受个别董事的委托代为参加董事会会议或者与委托董事一同参加董事会会议的情况。随着公司董监高法律意识的提高,也随着公司治理法律风险事件的高发,很多公司董事对经营中遇到的相关法律问题越来越习惯于通过咨询专业律师予以解决。在简单的一对一咨询无法解决当前问题的情况下,有的董事还会直接委托律师参加公司的董事会会议。律师参加董事会会议的情况在实务中一般分为两种情况,即,律师代董事参会和律师与董事一同参会。
本文将结合公司法的相关规定及实务操作中律师参加董事会会议时经常出现的问题,系统阐述律师参加董事会的权利依据及限制、律师操作此项业务时如何规避执业风险等。
一、律师是否可代董事参加董事会会议
关于此项问题,公司对有限责任公司与股份有限公司的规定各有不同。
(一)有限责任公司董事是否可委托律师代为参加董事会会议
公司法对有限责任公司的董事是否可以委托他人代为出席董事会并未做出规定。此种情况下只能适用有限责任公司的章程来确定是否存在此项规定。但实务中由于许多有限责任公司的章程多来自于工商登记部门的范本导致公司章程中也未必存在此项规定。
民法总则第一百六十一条规定:“民事主体可以通过代理人实施民事法律行为。依照法律规定、当事人约定或者民事法律行为的性质,应当由本人亲自实施的民事法律行为,不得代理。”依据上述规定,有限责任公司的董事可以委托他人代为参加董事会。如果公司章程对代理人的身份并未做出限制,则代理人只要属于完全民事行为能力人即可。
(二)股份有限公司董事是否可委托律师代为参加董事会会议
对于股份有限公司而言,情况则并非如此。公司法第一百一十二条第一款规定:“董事会会议,应由董事本人出席;董事因故不能出席,可以书面委托其他董事代为出席,委托书中应载明授权范围。”依据该规定,如果董事委托的代理人并不具有董事身份,则不能参加会议的表决。实务中有人认为,虽然董事所委托的代理人并不具有董事身份,但该种情况获得了其他董事的认可的,仍然应当认为属于符合代理资格。笔者认为,此种观点系对董事会权限的错误理解。董事会虽然有权在公司法及公司章程的规定审议有关事项,但是并无权限制定董事会会议的议事规则。该议事规则的制定本身应当由股东会或者股东大会完成。股份有限公司的董事会直接认可董事私自委托非董事参加董事会的行为不仅违反了公司法的规定,实际也是对股东大会关于董事会议事规则的违反。因此该行为不具有合法性。
基于以上原因,不具有董事身份的律师,对于有限责任公司而言,如果其公司章程并未对董事代为出席者的身份作出明确限制,则该律师可以代委托董事参加其董事会会议;对于股份有限公司而言,无论董事会是否认可该非董事律师的代理资格,其均不能接受董事的委托参加董事会会议。
从司法实践来看,律师接受董事委托,代委托董事参加董事会会议。对于有限责任公司而言,如果公司章程已经明确规定,董事只能委托其他董事参加董事会会议,则该委托违反了公司章程的规定。法院一般认为,律师代理委托董事在董事会会议上所作出表决不具有法律效力,应当视为当该董事自行放弃表决权。【参考案例:上海市第二中级人民法院(2013)沪二中民四(商)终字第1498号民事判决书】
二、律师能否与董事一同参加董事会会议
律师与委托董事一同参加董事会有利于帮助董事做出符合法律规定,规避董事风险的决策。律师能否与董事一同参加董事会的问题本质是律师是否具有公司董事会的列席权的问题。在公司法中虽然已经规定了有限责任公司与股份有限公司的监事、经理和高级管理人员列席公司董事会的问题,但是并未涉及其他人员是否也有权列席公司董事会的规定。
此种情况下,在实务操作中,只能求助于公司章程是否存在相关规定。在公司章程不存在相应规定的情况下,董事委托律师一同参加董事会并不具有合法性。同样由于议事规则制定权的问题,即便其他董事认可律师列席董事会,在股东会会议未认可的前提下,也不能当然的推定律师具有当然的董事会会议列席权。
虽然律师参加董事会会议存在程序上的障碍,但并不等于在实务中无法操作。由于不具有董事身份的律师在董事会会议上并不具有表决权,其对董事会决议的影响仅在于为委托其一同参加会议的董事,在提交表决时提供参考意见。该董事在董事会会议上作出表决或者其他意思表示,仍然由其本人负责。因此在其他董事未提出异议,且不影响会议程序正常进行的情况下,由律师与委托董事一同参加的董事会会议所作出的决议仍然具有法律效力。
实务中,为了防止部分董事委托律师参与董事会议导致其他董事在会议讨论中处于弱势,会议组织者有时会故意将董事会董事的坐席与其他列席人员的坐席分离。这种方式在一定程度上可以防止委托律师的董事通过律师意见影响会议程序的正常进行。但遇到重要问题,尤其是需要进行表决时,参会董事仍然会离席与列席律师沟通意见。
三、律师在董事会参会代理业务中操作要点
律师接受当事人委托参加公司董事会的(包括代董事参会和与董事一同参会),在实务操作中应当注意的要点如下:
(一)明确权限及规则
应当首先查阅该公司章程,获悉公司董事会、股东会的各项权限、议事规则等事项。实务中有很些公司的董事会议事规则和股东会议事规则均不是在公司章程中规定的。此时还需要查询该公司记载议事规则的其他文件,包括投资协议等。
(二)获得充分授权
代董事参加董事会会议的律师应当获得该董事包括会议表决在内的多项授权。该授权必须覆盖董事在董事会会议上的所有职权。与董事一同参会的律师,应当在双方的委托协议中明确,律师所提供的各类意见仅供委托人参考。委托人应当基于现场情况及对公司的经营状况等因素的把握综合考虑自行作出决策。
(三)多了解议题背景及相关知识
一个公司的董事会议往往经营性质大于法律性质。会议过程中,董事关注更多的往往是公司经营中的各类问题。律师在参与董事会会议前应当与委托董事深入沟通公司当前的具体状况,会议议题的提出背景,背景相关的经营方面的常识及董事对会议议题的基本看法。
律师在实操中切忌仅关注与议题相关的若干问题,然后转而仅研究相关的法律问题而忽略了会议召开的根本目的及董事的各自需求。
编排/郗博鸣