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之所以写这篇文章是在工作过程中有律师朋友让我推荐效能工具，我一般会告诉他们每一款工具都有本身的特性和优劣势，需要结合团队、个人的习惯来选择合适的“工具组合”。我们不能奢望一款工具就可以解决所有问题。那么是不是工具选择就一定没有通用的标准呢？其实也不尽然，工具选择上其实也有一些通用的标准，我概况了这么几条可以作为参考：
全平台适用
全平台适用包含了两层意思：
一是在移动端和PC端均适用，这是当前移动办公和云端协同的要求。当然我们也看到大部分效能工具都具备了这个特征，比如teambition、印象笔记、坚果云、奇妙清单、幕布在PC端可以采用网页和客户端双重运作，而在移动端可以通过下载APP实现高效协同。
二是iOS和安卓平台的通用。我一个朋友吕江涛律师也是一个工具达人，他对工具的选择都是基于iOS平台，日常使用的工具有dayone、ulysess、omni系列。好在江涛律师很豪，买了mac、iphone、ipad全套工具。但我们知道大部分的律师用的还是PC电脑和安卓系统，iOS平台上的这些软件很难实现和安卓平台的无缝对接，难免会造成一些协同上的障碍。
更新迭代
效能工具的使用有一个重要的特征，就是“转换成本高”，尤其是类似于印象笔记、坚果云这类存贮和知识管理工具，弃用和转换的成本相当高。换句话说，我们一旦选择一款工具，那么这款工具的使用周期就有可能是三五年甚至十多年。尤其是律师团队一旦选择一款工具，就需要做好长期使用的打算。
但我们都知道一款产品本身是有生命周期的，会受到方方面面的印象。比如之前大家一直使用的金山快盘、360云盘等存贮工具，就因为政策和成本的原因被终结。同时产品的演变是一个不断更迭的过程，也是一个从不完善到完善的过程。
对比两款办公协同工具tower和teambition，从ios平台的数据来看，tower的迭代频率明显低于teambition，原因冒昧揣测是tower所属公司将部分精力放在了另一款产品“知人”，从而导致tower的迭代迟缓。而teambition所属公司一直定位于办公协同软件，并通过15天测试版和上门指导服务做产品运营，相应地也容易收集到一线用户的需求，并针对需求做版本的迭代。也是基于这个原因，笔者花费了一周时间将tower的内容转移到teambition上，并将teambition作为团队唯一的一款协同工具。当然teambition在一些功能设计上也有其独有的特点，稍后会对这款协同软件做一个简单的介绍。
数据安全
一款效能工具的安全性往往是律师考虑的首要因素，原因在于律师工作会接触大量的商业秘密、客户信息，而律师自身产生的法律文书、表单也是律师核心竞争力的主要内容。
去年年底印象笔记被爆料新隐私政策将允许印象笔记员工查看用户笔记。虽然印象笔记官方解释这一政策服务于笔记智能系统，但仍然受到用户的抵制。好在这一政策最终不了了之，否则印象笔记这款工具的安全性恐怕不容乐观。
当然，现在的效能工具多采用SAAS模式做开发，其处理器和数据存贮都是依托于阿里云等第云计算公司。这种模式下数据安全实际上是看云计算公司的能力。我们能看到的也就是效能软件的加密级别，比如teambition宣传加密级别为银行系统同等的SSL/HTTPS加密。
除了工具本身的加密之外，权限设置也是考量效能工具一个重要的因素。比如印象笔记对共享笔记设置了三种权限，分别是“可以查看、可以编辑、可以编辑和共享”，通过不同的权限设置区别共享笔记的层次。
不过在国内的环境下，数据安全只是一个相对的安全而不是绝对的安全，原因你懂的。
开放平台
正如我上面说到的每一款效能工具都有自身的优势和劣势，teambition专注于办公协同，印象笔记的优势在于知识管理，ulysess在文字写作方面具有优势，而对文字的排版设计则是word、page、wps等软件的主要功能，同样流程设计工具processon、表单工具如金数据和麦客表单、信息查询工具如企信宝、企查查都有自己特定的优势。
如何对这些不同的软件做一个统一的整合是检测效能工具易用性的一个重要考量因素。而整合的方式就是做打造一个开放的平台，目前国内的效能软件中做到这一点只有两款软件（也可能因笔者见识有限忽略了其他），一个是钉钉，一个是teambition。
钉钉和teambition都选择做一个开放式平台，和其他软件做用户、数据、内容的共享，钉钉是直接部署第三方软件，teambition是通过第三方插件的方式实现与印象笔记、金数据、石墨文档、appearin等第三方软件的关联。
开放平台的好处是什么呢？我们不妨通过teambition做个演示。
在工作中，我们向他人安排一项任务，不免需要对这个任务做个解释，对任务想要达到的效果做具体的说明。比如安排律师助理做一份法律检索报告，任务的安排者如果能详细说明任务的目的和所需的效果，并关联一些检索的背景材料和相应的检索表单，这对助理高效完成工作会有很大的助益。
而从我个人的习惯来说，写一篇文章首先会构思文章选题，如果涉及流程一般会用processon做成流程图，而后做相关背景材料的收集，并将背景材料存贮在印象笔记中，做任务安排一般是在teambition中。如果没有一个开放的平台做整合，意味着我做一项任务安排需要从processon中导出流程图，从印象笔记中导出背景材料、从teambition中导出任务，而后通过邮件或者word的方式做人工汇总。这总方式不但浪费时间而且在导出过程中也容易因版本的修改造成错误。而通过teambition的开放平台，我们就可以将这些软件集中在teambition的任务操作界面中做自动的“关联”，具体效果如下图：
个性操作
什么是个性操作？这里举个例子来说明一下。我们每个人都有手机，都知道手机上有一些自带软件是无法卸载的。比如我用的小米手机，小米手机中类似于米家、天气、便签、日历等自带APP都是无法卸载的，但这些APP本身功能有限，界面设计也是可圈可点。对我来说使用的频率几乎为零，但因为无法卸载，这些软件白白占用了手机宝贵的存贮空间。而其他手机也多是如此。这是一直让我很恼火的一件事。
我希望的手机就是一个应用盒子，我可以按照自己的喜好和使用习惯往里面填充软件，比如日历软件我可以选择Google日历、便签我倾向于锤子便签，手机中的软件都是根据我自身的需要而做出的选择而非手机厂商指定的。
反观效能工具，一款效能工具的体验感与个性化的操作具有很大的关系，不同的人会有不同的用法，呈现不用的界面。比如印象笔记，李笑来在说到印象笔记的使用时说他是把材料“丢进”印象笔记，并不用进一步的整理，只是在需要的时候用印象笔记做检索即可找到。而吴军的印象笔记却是按照自身的写作流程做了一个初步的分类。如果将两个人的印象笔记摆在一起，界面是完全不同的。
所以在选择效能工具的时候，我们一定要警惕过于“热情”的效能工具。这类效能工具会提前给你设定好使用的模块或者流程，但这些模块或者流程未必适合使用者。如果可以删除，可以考虑；如果不能删除，不如直接删除这款工具。
两种思维
在和其他律师做工具交流的时候，经常听到一些律师抱怨某个工具为什么这样安排功能、为什么没有什么什么功能。其实一款效能工具的设计，其遵循的是两个思维，一个是商业思维，一个是效能思维
商业思维贯穿的两个要求：一个是增加用户，一个是增加付费。
所以市面上多数效能软件都采用试用期和付费功能、免费功能相区分的设计，鼓励用户尝试，但用户想要更好的效果的话就需要付费购买。有时候这些公司也会设置一些使用的障碍，从而增加用户人数。
比如印象笔记有一个功能就很受诟病，就是印象笔记中的笔记只能在印象笔记用户之间或者指定的三方软件查看，但很难在微信、钉钉等聊天软件查看，除非将笔记导出为pdf格式而后下载才能在微信、钉钉中共享。但这个功能印象笔记官方一直未能修订，原因不难出揣测，是想通过这种障碍“逼迫”用户使用印象笔记。
第二种思维是效能思维。每一款工具每一个功能的设计背后都体现了这款工具的效能思维。和其他律师交流的过程中，他们往往会反映一个问题，就是工具感觉挺好的，但是很难用起来。尤其是团队协同的工具，往往推行起来很困难，大家的热情只有那么几天，之后就又回归到老路子上了，按照传统的邮件、微信的方式做协同。
之所以会出现这种情况，其实是我们在引入工具之前并没有做好准备，这种准备主要是效能思维的准备。
还是以teambition为例，teambition这款工具背后包含的是OKRs的工作模式，而OKRs的推行首先需要明确团队的战略目标，并将战略目标拆解为若干核心目标，之后对核心目标做梳理，形成支撑核心目标的工作方法，并结合团队成员各自的特点由成员做认领，成员自行管理工作过程，团队leader做结果监控。（对OKRs和teambition的结合参见teambition官网介绍）
不用免费
之所以不建议律师使用免费软件，其实原因很简单“好货不便宜，便宜没好货”。以百度云盘为例，百度云盘是国内不多的仍在运营的免费网盘（之前有金山快盘、360云盘、微云等），但在律师群体对百度云盘并不感冒，一方面是百度云盘的安全性存在疑问，另一方面也是这款云盘在功能上很受限制。不过这点也怪不得百度公司，运作一款免费的云盘，不但需要接受网监部分的内容审查，还需要占用巨大的存贮空间，耗费大量的运营成本。如果不是将云盘作为其他盈利产品的支撑的话，恐怕没有那个公司会长期运作一款免费的产品。对公司来说，免费更多是一种营销的手段，收费或者盈利才是公司的目的。
使用免费软件虽然不用支付金钱上的对价，但你的个人信息、数据材料却有可能成为你需要支付的“隐形对价”，所以不妨直接点：以金钱换效率。
工具组合
最后是回归本源，还是给大家推荐一组我们团队正在使用的工具组合：
编排/李玉莹
责编/张洁 微信号：zhengbeiqing0726