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当事人采用签字、盖章的形式签订买卖合同是实务中买卖合同签订的规范形式。但实际商务活动中为提高交易效率，当事人采用传真、电子邮件的形式签订买卖合同的情况较为常见。然而此种交易方式对于存在账期交易的买方而言，如果证据管理不当，将产生货款无法收回的法律风险。
本文围绕传真、电子邮件签订合同产生的证据缺失风险，结合法院在司法实践中的常见认定角度，对此种方式签订买卖合同时，卖方应当关注的证据搜集角度及实务操作要点进行了系统阐述。
问题一、举证传真合同成立的有效方式及履行证据要点
风控管理要点：从诉讼及合同管理的角度而言，对于通过传真方式签订买卖合同的交易形态，实务中应当注意：
1、通过举证传真通话记录以证明买卖合同的传真件与传真通话记录的相互印证可以成为法院认定买卖合同成立的较好证据。
2、无论采用传真还是电子邮件传签合同，均应当载明双方的电子邮件。未能实施该操作的，也可以在事后以电子邮件方式进行补充相关业务证据。但操作中应当注意邮箱地址与买方的关联性取证。
3、合同管理中，应当加强履行管理环节中送货单据原件及发票业务的规范操作与管理。
实务案例：买卖双方通过传真方式签订买卖合同，卖方主张按照所举证发票金额支付货款，买方否认买卖合同的存在。
卖方举证如下：1、4份买卖合同的传真件，该传真件上记载传真的号码及传真发送时间；2、与上述传真号码及传真发送时间相对应的来自于电信部门的该传真号通话记录；3、买方工作人员签字的对账单，对账单记载的是卖方开给其他公司的发票号码和金额，以及未开票金额；4、一份没有签名的指示卖方开发票给其他公司的指令，卖方主张是买方财务人员所写。5、卖方开具给其他公司的增值税发票、送货指示复印件、送货单复印件等。
买方对证据质证意见如下：1、对传真通话记录无异议，但否认与卖方签订过买卖合同；2、确认对账单上所载姓名系买方工作人员，但对签名真实性有异议，且该工作人员无权参与对账；3、卖方对其他公司开具的发票及送货情况与本案无关。
对于卖方的上述举证，法院经审理认为：卖方所举证的传真件与电信部门出具的通话记录可以相互印证，因此可以认定双方买卖合同成立。但卖方未能举证已经按照买卖合同之约定向买方履行了送货义务。卖方所举证之发票证据及相关证据、送货单据及相关证据均与买方无关。买方工作人员所签署之对账单，卖方并不能证明该工作人员有参与对账之权限，更不能证明该对账单所记载的对第三方开具发票的行为系买方指示所为。基于上述理由，法院认为卖方所主张的按照所举证发票金额要求买方支付货款的主张理据不足，不予支持。
【参考案例：江苏省苏州市中级人民法院（2011）苏中商终字第0641号民事判决书】
假设上述案例的卖方对买方的确存在未清收货款的债权，其在合同履行中也的确存在履行细节上的管理瑕疵。而这些瑕疵本可以通过风控部门的有效监管得到基本解决。
问题二、如何做好电子邮件及传真文件的日常证据管理
风控管理要点：卖方应当做好与买方电子邮件沟通的相关证据的保存。该类证据的保存形式应当采用线上保存的形式。传真件管理中，应当做好买卖合同发送件及签收件的存档管理。在货物发送前，卖方应当向买方索取由卖方盖章确认授权的货物签收人。该人员也可以在买卖合同中指定。买方临时变更货物收取人的，应当向卖方发送对临时收货人的授权文书。时间紧急的，应当要求买方采用双方约定的电子邮件发送授权文书。
纠纷发生后，对收货人身份无法直接取证的，可以通过买方的网站、日常交流的业务信息、电话录音等角度寻找可以证明收货人身份的证据。为提高取证效率，该类证据最好在起诉之前收集。
实务案例：卖方向买方主张货款，向法院主要提交了如下证据：
1、卖方单方签字盖章的买卖合同原件及声称买方回传的买卖合同传真件。
2、徐某1与卖方工作人员之间关于该业务的往来电子邮件；
3、由买方监事签字的送货单原件、买方工作人员徐某2签收的送货单原件。
4、经公证处公证的买方网站所显示的徐某系买方仓库管理人员的公证文书
买方主要质证意见如下：1、买卖合同传真件的号码、印章并非其单位的号码及印章；2、买卖合同传真件上的工作人员徐某1的签名并未获得卖方授权；3、徐某2并非买方工作人员；
法院经审理认为，虽然买方否认传真号码及印章为其号码及印章，但该传真号码与买方曾经发送给卖方的其他文件中的传真号码一致。徐某1与卖方的往来电子邮件可以证实徐某1系买方专门负责此项业务的授权人员。买卖双方采用传真的方式签订上述买卖合同并最终呈现出上述证据情形符合商务活动中买卖双方的常见交易习惯，上述证据可以形成证据链，双方买卖合同成立。在卖方的交货义务履行方面，虽然买方主张徐某2并非其工作人员，但通过卖方在买方网站的公证取证情况可知，徐某2实际为买方的仓库管理人员。在买方无其他证据可以反证的情形下，卖方已经依约完成货物交付义务。买方应当依照约定向卖方支付货款。
【参考案例：广东省江门市中级人民法院（2015）江中法民二终字第10号民事判决书】
问题三、如何做好证据部分瑕疵的补强操作
风控管理要点：部分交易证据存在瑕疵并不必然影响法院对整个买卖合同关系成立的认定及买方交货义务已经履行的认定。关键在于买方所提供的存在瑕疵的交易证据是否具有较高的可信性，以及与存在瑕疵的证据具有相互的印证性，从而不影响法院关于买卖合同签订及履行的证据链的认定。说白了，就是要把能提供的优质证据做到尽可能完美，以起到对瑕疵证据补强作用。
从合同管理的角度而言，存在部分交易证据瑕疵往往来自于买方内部管理的不规范。而此种不规范源自管理制度的不稳定执行。如果基于客户压力导致未能实现规范交易，应当在事后设法进行补强证据操作。
实务案例：卖方向买方主张货款，向法院主要提交了如下证据：
1、订单合同传真件一组（不完整且部分未盖章）；2、增值税发票七份及应税劳务清单若干；3、送货单五十一份；4、付款凭证一组；5、对账单传真件一组；6、增值税发票抵扣证明一份；7、送货单、对账单签字者的社保缴纳记录三份；
卖方以上述证据证明双方买卖合同的存在及已经完成货物交付义务，买方应当依约支付货款。买方的主要质证意见如下：
1、送货单并非原件，货物签收人并非买方工作人员；2、对发票真实性无异议，但认为发票证据不能证明双方买卖关系的存在，也不能证明双方交易金额；3、付款凭证可以证明买方已经完成付款义务；4、对账单传真件并非原件，不能证明与本案关联性；5、对发票抵扣证明的关联性无异议，但认为与本案无关。6、对真实性无异议，但送货单系卖方单方制作，仍不能证明送货单的真实性及传真件的真实性。
法院经审理认为，卖方所举证的增值税发票已经买方完成抵扣，其买方已经向卖方支付了部分付款。买方对此并无合理解释或者进行相应反证。据此，可以认定双方买卖合同关系的存在。订单合同传真件份数虽不完整且部分未盖章，但其所载明的货物名称、规格等信息与送货单一致。且送货单上的部分签收人与社保记录信息一致。未能核实签收人的送货单所载货物信息与对账单所记载信息一致，且该对账单的签字亦可通过社保缴纳记录证明系买方工作人员。因此形成相应的证据链。买方虽然否认买卖合同关系的存在及付款义务的形成，但是并未对上述情形进行合理解释，也未提供证据进行反证。据此，法院认为双方买卖合同成立，卖方已经完成货物交付义务，买方应当向卖方支付货款。
【参考案例：浙江省宁波市鄞州区人民法院（2016）浙0212民初03516号民事判决书】
问题四、简化交易流程导致的证据责任风险
风控管理要点：在存在账期销售的情况下，不规范的交易方式由于缺少有效的证据留存，极容易导致卖方的货款无法收回。而在卖方启动此类案件的诉讼之前，应当先进行基本的取证操作。未能搜集到的证据要尽可能补充到位后再起诉讼。在取证方式上，卖方应当拓展思路，从对方网站、公开的经营信息、以往的交易证据、相关证人等角度综合考虑证据的收集。
实务案例：卖方要求买方支付货款，向法院提交如下证据：
1、销售送货单57份（无买方签字或盖章）；2、对账明细表2张，卖方称此明细表来源于买方传真；3、情况说明、证明各1份（卖方原销售人员出具），证明买卖双方对账经过。
买方质证意见如下：销售送货单未经买方签收。对账明细表传真件上并未体现传真号码、传真发送时间等信息，买方对对账明细表传真件、买方单方出具的情况说明、证明文件等真实性存异议。
法院经审理认为，卖方所提供的送货单无买方确认，而卖方提供的对账明细表传真件并无证据可以证明该传真件的真实存在。在无其他证据可与上述证据进行印证的情况下，卖方所提供证据不足以证明双方存在买卖合同关系，买方存在对卖方的付款义务。据此，法院驳回了卖方关于要求买方支付货款的诉讼请求。
【参考案例：江苏省泰兴市人民法院（2016）苏1283民初4280号民事判决书】
假设上述案例中卖方对买方的确存在未清收货款的债权，其在合同履约风险管控上仍然存在问题。卖方为提高交易效率，其销售人员习惯尽可能减少交易环节的繁冗操作。其中包括送货单不签收、对账适用传真甚至聊天工具、电话沟通方式订货等。坏习惯不改，坏的结果发生也往往成了必然。
编排/郗博鸣