本文为作者向无讼阅读独家供稿，转载请注明出处。

本文所说的背景调查指的是用人单位在劳动者入职前或入职后对劳动者的工作履历、个人业绩、收入、离职原因等情况进行核实的行为。实务中背景调查既是用人单位提升招聘质量的重要工作方法同时也是招聘中防范劳动者应聘欺诈的风险防控措施。劳动合同法第八条规定，用人单位有权了解劳动者与劳动合同直接相关的基本情况，劳动者应当如实说明。该规定系用人单位可对劳动者进行背景调查的重要法律依据。

本文将背景调查相关文件的设计、签署及操作时涉及的各项法律风险入手，系统阐述人事部门在进行背景调查时应当关注的法律风险及应当采取的基本方法措施。希望对从事该方面法务辅助或法律顾问的同仁有所启发。

一、如何规范设计背景调查文件

虽然劳动合同法第八条已经规定了用人单位有权核实劳动者与劳动合同履行直接相关的情况，但由于该类情况往往涉及个人隐私。如果用人单位仅依据劳动合同法的规定对劳动者进行背景调查很容易触及侵权责任的承担。有鉴于此，用人单位在对劳动者进行背景调查前必须事先获得劳动者的书面授权，即，背景调查授权。

实务中，背景调查信息与背景调查授权文件往往是不可分的。背景调查文件包括两个部分，即，背景调查信息和背景调查授权两部分内容不可分割。其中背景调查信息需要劳动者亲笔填写，背景授权内容需要劳动者签字确认。

用人单位要求的背景调查信息一般包括劳动者的履历、收入、家庭成员基本情况等。其中履历和收入往往是背景调查的重点。

在确定背景调查信息的范围时应当注意岗位工作的相关性。与岗位工作信息无关的调查内容，即便劳动者做出了授权，其调查内容也无法成为不予录用劳动者的合法依据。例如，背景调查女性劳动者的真实生育状况，如果用人单位以此为理由拒绝录用劳动者，存在侵害劳动者平等就业权的法律风险。

背景调查授权的基本内容包括：1、劳动者对所填写调查信息真实性、准确性、完整性的承诺；2、同意由用人单位或用人单位委托的第三方核查上述信息是否与劳动者所提供信息相符；3、明确信息不符时，用人单位有权拒绝录用或解除劳动合同；4、明确授权期限。

上述四项内容中，容易出问的是第2项、第4项。背景调查授权中，被授权人不一定是用人单位。有的用人单位实施第三方调查的方式进行背景调查。但授权文书却是对用人单位的授权。由于劳动者所提供的用以核查的信息往往是较为私密的个人信息，第三方在未获得劳动者直接授权的情况下对上述信息的调取属于侵权行为。

关于授权期限的问题，有的用人单位为了随时使用该授权文件调查劳动者的情况而故意不标注授权期限。但发生劳动争议后，对于不标注期限的授权书，法院有理由依据背景调查的目的将授权期限认定为劳动者入职前，甚至可能基于个案情况被认定的更早。基于此原因，建议授权文书明确合理的授权期限。

二、背调文件签署时所涉的法律风险及规范操作方法

无论是背景调查文件还是背景调查授权书均应当由劳动者亲笔填写并签字。实务操作中有的用人单位为了提高授权文书的签订效率，直接由劳动者签字后发送扫描件或签字图片存档。或者先发扫描件或签字图片给用人单位，在入职时用人单位再收取该签字文件的原件。

上述操作其实都属于非面签形式签署授权文件。其中，发送扫描件或签字图片存档的风险点如下：即便签字属于劳动者亲笔所签，但如果用人单位未能保存原件，在劳动争议发生后劳动者否认授权文件的真实性时，用人单位将面临举证不能的法律风险。

虽然理论上图片和传输工具的结合也可以作为有效证据。但是由于电子证据的多变性，如果缺少严谨的证据链举证，则很难被法院采信。劳动者将事先签好字的授权文件提交用人单位的风险点：虽然采用此种方式，用人单位也获得了原件，但该原件是否为劳动者亲笔签字并不确定。

用人单位背调文件签署的规范操作方法如下：

（一）当面签署且原件由用人单位收回 

劳动者在用人单位人事工作人员见证下填写并签署背景调查信息及授权文书。此操作中注意：1、授权文书可以签署多份；2、签字纸张及签字笔由用人单位提供；3、当场收回完成签字的所有文件。

其中要求签署多份授权文书的原因在于有的被调查单位可能会要求用人单位提供授权文书的原件；对签字纸张及签字笔的要求主要为了防范有的劳动者故意找别人代签文件。当然，背调文件作为重要人事档案涉及法律风险防范，因此应当作为重要文件立即归档并妥善保存。

（二）电子邮件形式签署授权书 

除了面签的方法外，也可以电子邮件的形式签署背调文件，但该操作必须遵守证据链的基本逻辑，不能过于随意。

采用电子邮件形式传输扫描或拍照后的签字文件的，操作中应当注意：1、劳动者所使用的电子邮箱应当与应聘时登记的电子邮箱一致；2、不得使用聊天工具传输签字文件（聊天工具未在单位做信息登记且取证操作往往比电子邮箱更难）；3、送交人事部门的原件应与电子邮件发送的签字文件一致。

此外，人事工作人员在审查上述两种签字方式时均应当关注劳动者所签姓名是否其本人姓名；现场见证签字时应防止劳动者相互签字、签字时间是否存在故意提前或者延后的情况。

三、实施背景调查时应当注意的取证问题

背景调查采集信息最终作为确定求职的劳动者是否被录用或解除合同的重要依据。在劳动者对拒绝录用或解除合同有异议时且发起仲裁或诉讼程序时，该调查信息很可能成为支持用人单位观点的重要证据。因此背景调查的过程实际是对劳动者求职相关事实的取证过程。  

除学历信息可从公共途径查询外，其他背调信息的实际获得往往需要向劳动者提供的相关联系人及单位来获得。然而实务中被调查的单位或者个人往往不向调查者提供书面证明材料。此时用人单位需要通过劳动者提供的联系人及电话进行电话调查。本节重点讲述背调录音取证的规范操作。

调查者（用人单位或者用人单位委托的第三方）采用电话方式尽调的，应当在形成书面报告的同时保留电话调查的录音。当然，当面调查也可以在口头交流的同时进行录音取证。由于电话调查是当下背景调查的主要方式，下面从录音取证的角度阐述一下电话背景调查时应当注意的实操问题：

（一）明确沟通者身份

沟通者身份即，调查人表明自己的身份（包括姓名及所隶属公司），与接电话的人明确身份（包括姓名、公司内职务及所隶属公司）。实务中有的调查者只核实姓名却并不核实职务，该行为不仅容易导致无法准确核查劳动者的上下级关系及工作层级等，而且也容易发生证据关联性不足的风险。

（二）调查事项与授权事项应当一致

此方面涉及背景调查是否存在授权外调查及调查信息的准确性。操作中应当尤其注意沟通中阐述的岗位名称、岗位工作内容应尽可能要与授权书的表述一致。涉及工作业绩阐述中相关的数据时，应当提示确认。

（三）录音过程不要中断 

录音过程最忌讳出现沟通中断、录音环境嘈杂的情况。如果被调查人的接电话环境嘈杂可以建议其到安静点的地方，也可以另外约定时间。此外，从录音证据的完整性角度而言，所录音的内容应当是一个完整的电话沟通过程，不能是沟通片段。

完成上述操作后应当形成文字记录并妥善保存录音原始载体。背调报告涉及第三方调查的，应当由第三方盖章确认。

四、入职时间与背景调查期限的法律风险及防范处理

对于紧缺型人才或本单位内急需补充的人才，不少用人单位习惯在背景调查前或进行过程中先让劳动者入职。此种操作方式，如果在背景调查中发现了劳动者存在隐瞒或欺诈用人单位的情况，其解除劳动合同往往也存在双方发生劳动争议的法律风险。

而且在用人单位事先同意劳动者入职后再彻底完成背景调查的情况下，用人单位事后主张劳动者返还已经支付的工资或者给付劳动者的其他待遇的，由于用人单位自身存在过错，该主张司法实践中往往无法获得法院的支持。

笔者认为背景调查的根本作用在于减少用人单位在劳动者入职后才发现其不符合招聘要求而带来的损失及劳动争议。因此人事部门在操作背景调查业务时，应当要求劳动者在完成并通过尽职调查后再入职工作。此间可以省去不少因调查信息争议产生的用工风险。而此种劳动纠纷无论哪一方胜诉都将给当事人带来较大的困扰和麻烦。

当然，如果用人单位基于商业利益，实在需要先确定人才再进行背景调查的，也可以与劳动者先签订劳动合同，但劳动合同中可以附加背景调查作为劳动者入职公司的条件。劳动合同中约定，劳动者有权在背景调查期间暂不离职。

因背景调查未通过导致劳动者未能入职的，劳动合同自动终止，双方互不承担责任。此种劳动者不提供劳动的劳动合同，在签订后并不直接形成生效的劳动关系。因此对于双方当事人而言均具有一定的风险防范性。

编辑/董唯唯