文/彭贤静  贵州君跃律师事务所

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律师在工作过程中，难免会接到客户要求律师代为发送律师函的要求。有时候，客户对于律师函的认识及作用未必完全了解，包括律师函与公司函件的区别，律师函发送后是否有实际效果等。作为刚接触律师工作的小伙伴而言，在接到客户这样的要求时，可以遵照一些基本的流程来应对客户该类要求，以避免在遇到该类情形时不知道该如何处理。

一、提前向客户询问了解下述事项

1. 明确客户要求发函事项的情况：

（1）公司就要求致函事项是否已进行过催告/催收？

（2）若经过催告/催收的，是书面方式还是口头方式进行的，有无相应的记录？

（3）若是书面催告/催收的，是否送达对方，对方是否进行签收，或进行录音录像拍照？

（4）对方签收的，是否有回应，包括口头、书面反馈意见等？

（5）若有回应的，对于催告事项答复如何处理？

2. 明确客户要求发送律师函的目的：

（1）要求对方继续履行？比如：支付价款、交付工作成果。

（2）要求解除合同，不再合作。

二、在明确上述问题后，向客户说明律师函的作用

1. 《律师函》不具有强制执行的效力，被致函方可能存在完全不予理会的情形。

2. 《律师函》的发送必须事实清楚、明确，基本不存在争议。《律师函》一旦发送将可能成为被致函方的证据，若存在事实尚有争议的内容，可能构成我方自认。

3. 《律师函》一般是提起诉讼前的最后一个程序，发送《律师函》后，可能引起被致函方的警觉及反感，若被致函方不予理会，基本丧失双方友好洽商的可能性。

4. 若客户未进行过书面催收，可建议客户以公司发函的形式（律师可代为拟定）先行催告/催收，公司发函的形式相对柔和，还属于双方友好洽商的内容，为双方友好协商争取空间。相对方不予理会时，再委托律师发送《律师函》。

三、在明确上述事项后，若客户坚持要求发送《律师函》的，开展下列工作：

1. 要求客户提供关于需要致函事项的基础文件，例如：购销合同、合作协议等基础法律关系文件。

2. 客户向被致函方进行过的各类催告/催收证明文件以及签收记录等。

3.《律师函》应内容简洁、要求明确，仅写明无争议的事实部分，不对事实过多描述，以免言多必失，留给被致函方把柄。

4. 律师函内容写作完毕后，应发至客户处请其对律师函内容进行书面确认，尤其涉及结算金额、结算日期等事宜需要客户财务人员核对明确。

四、律师函的发送

1. 完善客户确认手续后，进行事务所内部的用印流程，以及律师签字。

2. 如需要律师寄送《律师函》的，为确保《律师函》作为催收文件的有效性（包括中断诉讼时效），仅且只能选择邮政EMS的邮寄方式【1】，邮寄单上写明催收事项及律师联系电话。所留律师联系电话应仅留律所座机，以避免被致函方不正当联系律师个人的情形。

3. 《律师函》寄送后，应将邮寄单据原件粘贴在空白A4纸上，与《律师函》文本、《律师函》制作所依据基础文件一并留档，以备查用。

4.《律师函》发送后，跟进所发函事项的反馈情况。若被致函方不予理睬，征求委托人意见是否提起诉讼；若被致函方积极回应，部分或全部实现致函目的，双方可继续重新谈判协商解决。