文/韦庆鹏 山东辰静律师事务所

本文为作者向无讼阅读独家供稿，转载请注明来源

用人单位的规章制度是用人单位制定的组织劳动过程和进行劳动管理的规则和制度的总和，也称为内部劳动规则，是企业内部的“法律”。如何制定一个合适的规章制度对单位是至关重要的，作为一名律师利用每天早起一小时及休息时间对其进行了部分总结，现分享如下：

一、内容要件

实践过程用人单位在制定规章制度时，一定要按法律法规规定的内容、程序进行，应对规章制度的合理性进行充分考虑和研究，如果内容明显不合理，则该条款很可能因为显失公平而无效。同时保留好经过民主制定程序、告知程序的证据，只有经过法定程序制定出来的规章制度，对劳动者才具有约束力。那么想要制定合法、完备的规章制度就需要用人单位从实体要件、程序要件两个方面进行把握。

我们首先看一下《劳动合同法》第四条“用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度，保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务”。劳动合同法第四条一共有四项，我把他总结为五小点，20个字：第一是强制要求；第二是内容要件；第三程序民主；第四可以修缮；第五公示告知。

用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。在规章制度和重大事项决定实施过程中，工会或者职工认为不适当的，有权向用人单位提出，通过协商予以修改完善，用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。

通过具体分析法条，相信大家对劳动合同法第四条有了更清晰的认识和体会，也都能大致说出劳动合同法第四条的基本内容了，一般来说，用人单位规章制度包括的内容有：企业概况、企业文化、企业组织机构、工作岗位、劳动保护、工作时间和考勤、岗位责任、离职要求、薪酬制度、休假制度、出差补贴、技能培训、保密要求、行为规范、劳动纪律和处罚措施等方面的内容。

规章制度的内容要件要求规章制度的内容必须合法、合理、精确。

合法是指规章制度的内容不得违反现行法律、法规的规定，规章制度的制定和实施应有上位法根据，不能与法律规定相抵触；合理是指规章制度需要符合法理、法律精神，要尊重人的道德主体地位，要体现公序良俗（即公共秩序和善良风俗）的合理性，比如对于一般企业而言，规定抽烟一次属于严重违纪，这就过于苛刻显失公平，但对于化工企业而言，这项规定就具有合理性了；再比如，对于偶尔迟到或者擅自离岗的视为严重违纪就不合理，但对于长期消极怠工、屡教不改的情况，作为严重违纪处理就公平合理了。

可见，规章制度内容是否合理，是需要结合用人单位的生产性质、生产岗位特点、公平与否等因素综合进行考量的；精确是指规章制度的内容应该是法律法规的细化和具体实施办法，应有具有可操作性，类似于上面见到的案例，只规定了旷工就开除、或者打架就开除，显然是不具有操作性的，应当精确的分情况，旷工几天算是一般违纪，几天算是严重违纪，这样将可能发生的不同情况进行量化，跟套数学公式一样针对性的作出处理，发挥规章制度应有的法律作用。

二、程序要件

通过刚才对《劳动合同法》第四条的解读，可以看到，制定规章制度，既是用人单位的权利，又是用人单位的义务。并且法律赋予劳动者享有参与规章制度的制定权和对规章制度的知情权。与这两个权利向对应的，就是要求用人单位在制定规章制度时履行制定程序的民主要求和告知程序。这在发生劳动争议时，无论是员工主张用人单位规章制度损害其权益，还是用人单位主张员工违反规章制度，都需要用人单位证明其制定的规章制度合法有效并经有效公示。

（一）制定程序-民主制定

制定程序要求，用人单位要进行民主制定规章制度，所谓民主制定，就是说用人单位在公布实施其规章制度之前要与劳动者进行一定的协商，在规章制度中要体现劳动者的意志，不能只是用人单位的单方意志。这里我延伸出来三个问题，大家可以思考一下。

第一，规章制度和重大事项由用人单位与工会或者职工代表平等协商确定，这个含义是“单决”还是“共决”呢？协商不一致而造成僵局又该如何处理？对这个问题还是存在一定的争议，我认为呢，根据《劳动合同法》第四条的规定，规章制度的制定应当理解成是一种“共议单决权”，“共议”就是说用人单位与职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案、意见，“单决”就是工会或职工代表与企业平等协商上后由用人单位单方确定，这实际上就是一种先民主后集中。

第二，《劳动合同法》是08年颁布的，那么在《劳动合同法》实施前，用人单位已经制定的规章制度是否具有法律效力？或者是说对职工是否具有约束力呢？考虑到规章制度的稳定性以及制定、告知程序的繁琐性，一般不建议用人单位对已经存在的规章制度推倒重来，另外，仲裁、法院的倾向性观点也认为，在《劳动合同法》实施前用人单位的规章制度只要不违反法律、行政法规及政策规定，并且已经向劳动者公示或者告知的，可以继续作为用人单位用工管理的依据。但是规章制度在新法实施之后的一段时间里，企业要做的事情是，检查现行的规章制度，应及时修改、补充。一是企业要修改那些不适用于新法规定的内容；二是企业要尊重法律赋予员工和工会在规章制度制定、实施过程中的权利，即提出方案、建议；三是企业在对关乎劳动者切身利益的内容时，要与员工充分沟通，协商修改相应内容；四是企业要依据自身发展及内外环境的变化，依法修改、补充不适合的相关内容；五是依法对现有规章制度重新修改后，采取适合的方式公示或告知劳动者，完善法定程序。

第三，总公司的规章制度已经过《劳动合同法》第四条规定的程序，那么他的子公司、分公司想要使用这个规章制度的，是否还需要另行履行《劳动合同法》第四条规定的程序？

在实践操作过程中，可以用这三种方式实现民主制定：

（1）召开职工大会或者职工代表会议，保留签到表、会议纪要、表决情况表及签字表——缺陷：占用劳动时间或者休息时间、通知、准备等工作，费时费力；

（2）发放或者公示意见稿，让职工提交签字的书面反馈意见---缺陷：耗时长，不确定职工看到意见稿的时间，保留证据困难；

（3）在公司网站公布，并以电子邮件发送意见稿，并设定意见反馈期限，针对到期未反馈的劳动者，让其当面签署书面意见---便捷高效，且设定最晚接受反馈意见的时间，保障规章制度制定的效率，且易取证，容易保留电子邮件历史发送信息。注意，在使用这种方式操作时，建议将意见反馈的期限设置的稍微长一些，法律对此没有规定，但是20个工作日或1个月较为合理，要确保每个职工都能看见意见稿，并给他们留有充分的反馈意见的时间。

（二）公示公告程序--充分有效、可证明性

规章制度一经法定程序制定后，接着就需要让每一个职工能够知晓。只有这样规章制度的内容对用人单位和劳动者才具有法律意义上的约束力和强制力。在劳动关系中，知情权作为劳动者的一项主要的权利，其内容不仅包括劳动者对劳动合同中基本权利义务的知情，也包括对企业的各种规章制度、管理细则的知情权。保证劳动者知情权的实现就是要求用人单位要将与劳动者相关的规章制度向劳动者告知，其目的就在于使劳动者知晓规章制度的内容，在这个过程中，用人单位应采用适当的合理的方式，最好是能够落实到每个劳动者个人。

在实践操作过程中，用人单位为了让职工能够“人尽皆知”，可以说采用了很多方式：

（1）发放《员工手册》，签字领取

（2）召开职工大会、新员工培训或者以部门开会学习讨论的方式，保留签到记录或提交学习心得

（3）每日抄写一部分，并签名提交

（4）作为劳动合同的附件交予劳动者

（5）在工作场所张贴公示，并拍照留存证据

（6）在劳动合同中明确约定合同生效之日起视为已知晓用人单位的各项规章制度 

（7）在用人单位网站设立“规章制度”版块，并向劳动者发送带阅读回执的电子邮件

（8）在发送的通知中载明相关规章制度的内容

给大家介绍一种比较有效的向员工公示告知规章制度的方式，用人单位可以通过“每日手抄”的形式，要求员工对规章制度进行抄写，这样就会达到每一位职工不仅知道规章制度的表也会知道规章制度的里。

我简单将如何制定有效、合理的规章制度进行一个总结，侧重于对程序内容的梳理，我带大家在看一下。首先，是规章制度的制定，包括了制定程序、告知程序，其次就是如果涉及规章制度中不适当的规定，工会或者职工有权提出，并通过协商予以修改，这就是异议程序。

对于此文可以在办案之余细度，也可以遇到具体案件和具体问题时翻阅对照，现仅分享自己的实务经验至此，对于具体规定的理解也可能有失偏驳，希望各位同行批评指正。

编辑/董唯唯